弊社は人材派遣業ですので、どうしても必然的に個人情報を取り扱う社員が多いということになります。重要な個人情報であるため、PCなどの機器管理が必須であり、当初はエクセルで管理を行っていましたが、社員数も増えてきたため、その管理方法に多少の不安を覚え始めました。
さらに、機器管理の他にも日々の業務の中で、個人情報の取り扱いや、誰がどの情報を持っているのかといった状況を把握できる仕組みの必要性を感じており、情報をデータ化して扱えるシステムの導入検討を始めました。実際に何社様かのプレゼンを受けて AssetView を選んだのは、他社にはない「個人情報検索」機能があったことが一番の決め手です。それまでは、個人情報がどこにあるのかを情報システム部でも特定できておらず、それを探すところから始めなければいけない状態でした。しかしそういった業務を社員各人に任せてしまうと、人によって必要な情報や個人情報の解釈も異なってきます。そのような齟齬を極力なくすためには AssetView の「個人情報検索」機能を導入するのが最適だろうという結論に至りました。

システムの導入にあたっては、弊社でお取引のある会社様に「IT資産管理をしたいのですが、何かいいシステムはないでしょうか」といった、お声がけをするところから始めました。ハンモックとは、以前別の案件でお世話になったことがあったので、私から営業の方に直接お話を伺ったことがきっかけでした。検討から選定までは、およそ2ヶ月ほどでした。IT資産管理システムを導入することはほぼ決まっていて、上長に要望をあげてからすぐに取締役会や経営者会議での検討事項になったため、弊社としてはかなり早い展開だったかと思います。
ただ、個人情報を多く扱う弊社としては、このようなシステムを導入するに際し、業務への影響や今後の業績を左右しかねない重要な決定事項であったため、選択には慎重を期しました。最終候補として3社で比較検討していましたが、最終的に、他社が持っていない「個人情報検索」の機能があることと、弊社からのさまざまな要望を聞いていただき、真摯にご相談に乗っていただけたことから、AssetView の導入を決めました。

第一にあげられるのが、「情報漏洩対策」に対する社内の意識が向上した点です。社員一人一人の「情報漏洩対策」の重要性への気づきが、全社を挙げて推進していく空気に変わったと感じています。我々のような情報システム部は「情報漏洩」に敏感ですが、全社員にそのような意識を持たせるのは難しいものです。まずは、情報漏洩対策を行うことの意義や経緯についてトップダウンで説明し、各拠点長や事業部長からUSBデバイスの制御を行うなどの具体的な運用に関する周知を行いました。しかし、それでも「業務に支障がある。USBデバイスの使用を許可してほしい。」という意見も出てきます。そのような時は、「どうして使用する必要があるのか？」の理由を聞き、情報システム部内で判断する流れを作りました。そこでやはり許容できないとなれば、その理由をきちんと説明し、納得してもらうようにしました。なぜIT資産管理ソフトウェアを導入したのか、導入する必要があるのかを、周知するだけではなく、現場の社員と話し合い真摯に向き合ったことにより、社内の反応や雰囲気も変わり、協力的になってくれるのを感じました。そういったことを繰り返していくうちに、ようやく運用体制が整いました。
また、その他にもリモートデスクトップ機能を活用しています。情報システム部では、システム管理以外に、各種ソフトウェアの使い方やセットアップを補助するヘルプデスク業務も行っています。多い時で日に数十件の問い合わせがあり、主に電話で画面操作を説明していました。1件あたり15分から20分かかっていましたが、AssetView のリモートデスクトップ機能を活用し、実際に操作してみせることによって社員の理解も早まり、対応時間が5分以下に短縮でき、利用者からも「楽になった。」と喜ばれています。

リモートデスクトップのおかげで、電話ベースだった問い合わせもメールベースに変化し、問い合わせの際に優先度をつけてもらうように工夫することで、サポートにかける工数を短縮できました。
また、導入時の工夫として、「情報漏洩対策ソフトをインストールしてください。」と周知したのですが、知らない内にログを取得されたり、監視されているイメージがあるのか、やはり後回しにされがちで全社員の3分の2程度しか導入が進みませんでした。そのため、「IT資産管理ソフトウェアですが、リモート接続ができるようになり、サポートがしやすくなるので、インストールしてください。」という周知に変えると、全社員のPCに導入が行えました。

現在は、PCの情報収集やデバイスの制御を行いながら、IT資産管理ソフトウェアの運用を社内に浸透させていく段階と考えています。同時に情報漏洩対策としてPC操作ログの確認や、個人情報の棚卸、メールへの添付ファイルにパスワードをかけるなどを行っていますが、セキュリティを強化することで業務への支障が出ることもあるため、これから運用ルールを検討し、段階的に浸透させていきたいです。
最終的には、AssetView のファイル暗号化機能も活用し、利用範囲を広げていきながら、全社的に情報漏洩対策に取り組みたいと考えています。