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PC管理、セキュリティ対策コラム - Vol.41

情報資産とは何か?情報資産管理のリスクと把握しておくべきこと

ITやICT、IoTやAI、ビックデータなど、技術革新が進むにつれて企業や組織において情報資産を守ることの重要性が高まっています。しかし、情報資産について意識できていない人や、周知徹底されていない事柄があるのも事実でしょう。

今回は、情報資産に関する基礎知識や情報資産を失わないために把握しておくべきことをご説明します。

情報資産及びIT資産とは何か

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まずは情報資産及びIT資産に関する基礎知識を抑えておきましょう。

情報資産に含まれるものとは

情報資産とは、ひと言で言えば「データ」です。紙の書類だけでなく、パソコンのSSDやHDD、USBメモリやSDカードなどに保存されているデータ及び情報すべてが情報資産と言えます。

例えば、企業や組織の活動において日々蓄積されるもの、顧客やパートナー企業とのやり取りで発生するものなど、それらの履歴・ログも含めて何らかの形で資産価値を生むものが情報資産であり、一見無意味そうなデータも蓄積されることで資産価値を生む可能性があります。

具体的には顧客の個人情報、従業員の人事情報、会社の財務情報、契約書、社内システムのソースコード等があり、いずれも非常に重要で、一度漏洩すると組織の安定を揺るがすほどの大きなダメージをもたらしかねません。

IT技術の進化に伴う情報資産管理の重要性とリスクについて

IT技術の進化に伴い情報資産の管理が重要視されています。今までは紙ベースでしか閲覧できなかったような情報さえも、デジタル化されることにより、悪意のある第三者によるサイバー攻撃、情報漏洩や内部不正等の脅威にさらされることになります。

また、今までよりデータの蓄積がしやすくなったこと、蓄積したデータを活用する技術が進化したことも、情報資産管理が重要視される理由と言えます。例えば、単なる顧客の購入情報さえも、ビックデータとして分析・解析することで、利益や新たな価値を生み出すことができるようになるからです。

さらには、企業や組織で業務を遂行する上で蓄積される書類やメール、メッセージなどをマイニングすることで、同じく利益や新たな価値を生み出すことも少なくないからです。

サイバー攻撃、情報漏洩、内部不正は対岸の火事ではない

前述したサイバー攻撃、情報漏洩、内部不正についても決して対岸の火事ではありません。インターネットを通じて企業・組織と顧客・ユーザーがつながることで、利便性や恩恵を受けられる反面、悪意のある第三者ともつながってしまうからです。

特にサイバー攻撃については、技術の進化とともに新たな手法が日々生み出されていることもあり、単に機械的にシステムの脆弱性を突くようなものだけではなく、人間の心理を悪用し、不安を煽ることで自らが知らずにその拡散に加担してしまうような、悪質な手口も増えてきました。

意識すべきは、常に情報資産は狙われ続けているということ、何らかの対策を講じなければ、それらを失う・奪われる可能性があるということです。

情報資産やIT資産を失わないために把握しておくべきこととは

次に、情報資産やIT資産を失わないために把握しておくべきことをご紹介します。

情報資産を「保存する」媒体の把握、管理

まずは情報資産、すなわちデータを保存する媒体の把握、管理を行いましょう。単純に紙、CD、DVD、HDD、SSD、SDカード、USBメモリ、外付けドライブやパソコン、スマートフォン、タブレット、その他の電子的に記録できる装置、または電子的でないものも含めて、社内や組織内における保存媒介をチェックし把握します。

可能であれば管理の簡素化や一元化しやすいように、いくつかの媒介に絞り込むのもおすすめです。情報資産を管理する意識が低い場合、単純に「何」の「どこ」に保存されているのかさえ把握されていないことがあります。例えば、廃棄予定のパソコン、HDDに個人情報が含まれていることを想像してみると、その危険性がわかるでしょう。

データの読み書きや移動、保存などの動作ログの保存や監視

媒体によらず、データや情報の読み書きや移動、保存などの動作ログの保存や監視を行うことも大切です。紙ベースの書類の場合でも可能な限り電子化すること、検索や保存、管理しやすくしておくようにしましょう。

その他にも、業務に関連するすべてのPC操作ログの保存や監視とまでは言いませんが、個人情報や機密情報、社外秘のデータについてはすべてログの保存や監視をすべきです。同時に、立場や役職に応じてデータへの閲覧やアクセスなどの権限を適宜割り振ることも忘れてはいけません。

物理的なデバイスと扱う人間のセキュリティ性の把握

データに関する管理が定まれば、次は運用するためのデバイスやデータを扱う人間のセキュリティ性を把握しましょう。どんな情報資産であれ、うっかりミスやヒューマンエラーによって情報漏洩する可能性があれば、決して安全とは言えません。何よりデバイスのアップデートがされていなかったり、セキュリティ対策を講じていなかったりすることで、サイバー攻撃による被害を受けてしまっては元も子もありません。

並行して考えるべきなのは内部不正がハイリスクノーリターンであることの周知徹底、システム的に安易にデータをUSBメモリなどにコピーできたり、印刷できたりしないようにしておくことです。意識的かつシステム的に内部不正を防ぐことを意識し、同時に監視や管理が情報資産を守るだけでなく、従業員を守るためであることも理解してもらうべきです。

情報資産やIT資産を管理するために必要なこと

最後に情報資産やIT資産を管理するために必要なことをご紹介します。

多角的な視野を持ち、なるべく「すべて」を可視化する

情報資産とは価値を生む、もしくは価値のある情報を指しますが、将来的にどのデータが情報資産となるのか現時点ではわからないこともあるでしょう。情報資産になるとは思えないようなデータも、将来的に役に立つ可能性もあります。

まずはどのようなデータでも情報資産であるという前提で蓄積するべきか、もしくは取捨選択しながら蓄積するかを選ぶ必要があります。どちらにしても、まずは多角的な視野を持ち、すべてを可視化し、把握することから心がけてみましょう。

適切なソフトウェアの導入とルールの策定を

情報資産及びIT資産を管理するためには、適切なソフトウェアの導入とルールの策定が必須です。前時代的な形でExcelによる目視によるチェックや手動更新ではなく、リモートで一元管理が可能なソフトウェアを選ぶべきです。

情報資産の保守・運用ルールの策定についても、社内規定や法令遵守による文章での周知徹底だけでなく、システム的に情報資産を守れるような仕組みを業務プロセスに組み込むべきと言えます。

当社の提供するIT資産管理ソフト「AssetView」であれば、物理的なデバイスの管理やOSやソフトウェアのアップデート、プロダクトキーの管理、PC操作ログの監視や保存、Webフィルタリングやセキュリティ性の確保も含めて多角的にIT資産管理が可能です。

情報システム部やセキュリティ担当の方が管理しやすいような機能やUIを兼ね備えておりますので、ぜひともこの機会に導入をご検討ください。

企業や組織に携わる全員への理解と周知徹底も大事

日々の業務や作業で扱っていると、そのデータが情報資産であると意識しにくい方もいらっしゃいます。また、ひとりひとりが自分自身が行った作業、更新したファイル、参照したデータが情報資産であると考えないことで、思わぬうっかりミスやヒューマンエラーが発生し、インシデントとなることも少なくありません。

どのようなデータであっても情報資産であるという意識を持つこと、データの質や重要性を問わず情報資産として扱うべきであるということを理解、周知徹底することが大事です。

まとめ:情報の重要性によらず徹底した情報資産管理を

今回は、情報資産に関する基礎知識や情報資産を失わないために把握すべきことをご説明しました。

企業や組織に属する人間として、業務を遂行する中で個人情報や機密情報を扱うことはあるでしょう。日々流れゆく作業や業務においてデータの大切さや重要性を見失わないようにすること、情報資産を守ることが企業や組織だけでなく、属する従業員として自分自身を守ることだと理解してもらうことで、社内や組織内全体で情報資産を大切にすることが可能になるでしょう。

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