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PC管理、セキュリティ対策コラム - Vol.34

TCOを意識したIT資産管理で目に見えにくいコストを削減

TCOとは

Security

TCOはTotal Cost of Ownershipの略称であり、総保有コスト、または総所有コストと呼ばれます。

具体的な意味合いとして、初期投資費用(イニシャルコスト)と維持運用の費用(ランニングコスト)に加えて、最終的な廃棄までの時間や費用を含めたコストがTCO(Total Cost of Ownership)です。

管理されていないIT資産が「無駄」になる

TCO削減の前提として必要なのがIT資産の管理です。

例えば、業務で新しいパソコンが必要だとします。パソコンはパソコン本体、OS、オフィスソフト、ウイルス対策やセキュリティソフト、キーボード、マウスなどなど、初期費用が必要であるのは明白です。

しかし、今まで業務に利用していたけれど、管理されていないために誰も使っていないパソコンがあるとすれば、そのパソコンに投じた初期費用は無駄になってしまいます。

新しく導入や購入したモノが「無駄」になる

既に業務上利用できるパソコンがあるのに、新しく購入したとすれば、初期費用が無駄であるという考え方もできます。パソコン本体だけの話ではなく、OSやソフトウェアのライセンスなど、すでにオフィスソフトや画像編集ソフトを購入してあるのに、新しくパソコンを購入したタイミングで課金したとすれば、やはり無駄と言えます。

目に見えにくいコストに圧迫されないために

古いパソコンがあるまま新しいパソコンを買った。そこまでは管理の有無に関わらず、スペックの問題としてあり得ることではあります。しかし、どのような場合でもパソコンが増えた分「廃棄する費用」も増えるということです。

同時に管理や把握されていないとはいえ、古いパソコンを保管するスペースも必要であり、1台、2台であれば別ですが複数台のパソコンや機材を格納することを考えると物理的なスペースの無駄が発生することも考えなくてはいけません。

また、昨今では月額や年額払いのサブスクリプションのソフトウェアも増えており、使っていないのに1アカウント分、または1ユーザー分を古いパソコンが占有しているとすれば、無駄が発生し続けることになります。

利用していなくても所有しているだけでもコスト、廃棄するにもコストがかかると考えると、管理もせずに新しい機材をどんどん導入するのはコストの不要な増大を招く行為だということがお分かりいただけるでしょう。

IT資産管理によってTCOを削減する

次にIT資産管理によってTCOが削減できる理由や考え方についてご説明します。

今あるものを把握し最大限に活用しよう

IT資産管理によって正確にパソコンの台数やそれぞれのスペックやOSのバージョン、インストールされているソフトウェア、購入したライセンスの記録や管理が可能であり、ハードウェア的にもソフトウェア的にもデバイスが把握しやすくなります。

スペック的に業務に利用できないかどうか判断しやすくなり、利用できるなら利用、廃棄なら新規購入などIT資産の運用に無駄がなくなります。物理的なスペースの削減に加えて、OSやソフトウェアのライセンスも再利用しやすいことも利点です。

「管理」によって無駄のない必要最低限な環境を構築する

企業や組織として必要最低限なIT環境とは、人員に応じた機器+予備機程度でしょう。IT機器が増えれば増えるほど、保管スペースの無駄、または利用の有無に関わらず古くなることもコストと言えます。使われない時間が増えれば増えるほどスペック的に耐えきれなくなり、結果としてIT資産を上手に使いきれないこととなり、初期費用と廃棄費用を無駄にしたことになるからです。

逆に言えば、必要に応じて新しいパソコンを購入することは決して無駄ばかりではないということでもあります。OSやソフトウェアのライセンスがしっかりと保存されており、新しく買うとしてもパソコン本体のみ、キーボードやマウス、ディスプレイなどその他の周辺機器が不要であれば初期費用、導入コストが大幅に下げられるからです。

IT資産管理で無駄を省き、利益を守る

パソコンを1台購入しソフトウェアを揃えるのに必要なコストを試算してみてください。同時に同じ金額の利益を出すために必要な労力を想像してみてください。

例えば、それが10万円でも20万円でも、50万円でも構いません。単純な売上ではなく、純利益として同じ金額を作るためにはそれなりの労力が必要です。

もちろん、1台程度であれば利益に響くほどのコストとは言えないかもしれません。しかし、管理されないまま何も考えずに新しい機器やライセンスを購入してしまうことを考えると、本来業務を回すために必要な機材が、せっかくの利益を少しずつ食いつぶすことになってしまいます。

まとめ:必要と不要を把握することがTCO削減に繋がる

TCOの削減は必要と不要を把握すること、既にあるものは最大限に活用し、最低限必要な環境を整えることが求められます。

そして、何を把握すべきかと言えば、コストが発生するもの、物理的なデバイスとしてパソコン本体、その他に中身であるOSやソフトウェアの有償ライセンスです。

もし「そうは言ってもどうやって管理すれば良いのかわからない」とお悩みであれば、当社の提供する総合IT資産管理ソフト「AssetView」の利用をご検討ください。

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IT資産管理をすれば確実にTCOの削減に繋がります。無駄なコストを省くだけでなく、物理的なスペースの削減、必要に応じてスペックの高い機材の導入も検討しやすくなりますので、職場環境の改善や業務効率化を推進するためにもIT資産管理の導入の検討をおすすめします。

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