食品卸売業の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

食品卸売業

食品業

属人化していた業務をOCRで標準化!
- 食品卸売業

導入製品

  • AnyFrom OCR

・お得意先様からの注文が複雑且つ専門用語が多く受注入力に慣れが必要であったが、お得意先様毎の商品マスターを自動作成し、システム内で自動的に変換できるようになった。
・受注データとして必要な項目が予め決められているので入力担当者が変わっても教育が楽になった。

企業情報
業種:食品卸売業 従業員数:500名 対象帳票:FAX注文書

導入の経緯

①入力担当者が休まれると困る
お得意先様より決められた曜日にFAX注文が入るので、その曜日は出来る限り出勤し出勤出来ない場合には、別の担当者をアサインし入力の指導を実施していた。

②業務改善プロジェクトが突如発生
RPAを利用し業務の自動化を実現したという記事が多く取り上げられ、RPAを利用したシステムを早期に立ち上げし、業務改善を命じられた。

③入力業務をシンプルにする必要がある
入力担当者を固定化させずに誰でも入力出来る仕組みを準備し、RPAを利用しデータ投入をする事を検討した結果、OCRを利用する事を検討した。

導入前の課題

①自社商品マスターにない商品名がある
お得意先様のシステムから打ち出された注文書が届くのだが、商品マスターを検索しても一致しないケースが多々あり、今までは入力担当者の経験から自社商品へ変換し入力をしている。

②OCRを利用したいが帳票がバラバラ
お得意先様のシステムで出力される帳票が多く活字で書かれてはいるのだがお得意先様の帳票を変えずにOCRで運用出来るのか不安であった。

③紙での業務が当たり前となっている
FAXで届いた注文書がFAX機に印刷され、印刷された用紙を入力担当者へ配布し、入力業務を実施するのが今までのルールとなっていた。

AnyForm OCRでの解決策

①AnyForm OCRのマスターを活用し変換処理をシステム化
いつものマスターやお得意先様毎の翻訳マスターを利用し、システムにて自社コードへの変換を実現し、今まで 入力担当者の頭の中に入っていた情報を共有化し、入力担当者を決めずに運用出来るようになります。

②お得意先様の帳票を自分達で簡単に帳票定義
FAXで届いた注文書が電子化されているので、登録したい帳票が発生した時に、AnyForm Designerツールを利用し 自分たちでOCRの帳票定義が行え、業務の効率化を帳票作成するたびに実感が可能となります。

③事務所から紙がなくなり、電⼦データでの検索を実現
AnyForm OCRには簡単な検索機能がついており、FAXで受信した注⽂書をPC上で検索する事が出来るようになり、お得意先様からの問い合わせ対応時間の短縮や注⽂書の紛失を防⽌する事が出来るようになります。

マスターを活用した変換処理

マスターを活用した変換処理

AnyForm OCR 特長

①様々な帳票をデータ化できる!
取引先システムから出力される帳票はレイアウトの変更ができないため、従来OCR製品ではOCR帳票に設計することが困難でした。
「AnyForm OCR」はそのような帳票にもご利用できるため、OCRの活用の幅が広がります。

②OCR帳票設計が簡単ですぐに始められる!
操作性の高いデザイナーツールが標準搭載されています。OCRしたい領域をマウスで囲むだけで簡単に設計できます。
また、設計しながらOCR結果を確認することできる為、効率良くOCR帳票が設計できます。

③認識支援辞書でデータ精度をアップ!
OCR項目に対し、認識支援辞書を設定することができます。
あらかじめ予測されるデータを登録しておくことでOCR精度を補完することができます。

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