帝國製薬株式会社 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

帝國製薬株式会社

製造業

期待以上の精度でルーティンワークから解放。
優秀な人材がより能力を発揮しやすい環境を提供。- 帝國製薬株式会社

導入製品

  • AnyFrom OCR

帝國製薬は、世界初の温感パップ剤・経皮吸収型消炎鎮痛パップ剤の開発に成功するなど、消炎鎮痛パップ剤のパイオニアとして業界をリードしてきた企業です。近年では、アメリカ、ヨーロッパをはじめ世界50カ国以上で販売されるなど、国内製薬メーカー有数の輸出比率を誇っています。長年にわたり培ってきた消炎鎮痛パップ剤の技術をもとに、経皮吸収技術の他の治療領域の応用へ、そして、痛み全般への取り組みという強みを活かし、グローバル市場を駆け抜けていきます。

請求書や納品書の入力作業が煩雑で、
社員2人が1ヶ月の半分近くを入力作業に費やすほど

Q:導入の背景を教えてください。

納品書と請求書の入力作業が煩雑で業務効率の改善を検討していた同社。会計システムのリプレースを機に、入力作業の効率化を模索したのがOCR導入のきっかけでした。

「弊社は請求書や納品書が1ヶ月に1000枚以上にのぼります。これを手作業で入力するわけですから作業が煩雑で、社員2人が1ヶ月の半分近くを入力作業に費やすほどでした。そんな折、会計システムを新しく入れ替えることになり、これを機に入力作業を軽減できないかと考えたのがきっかけです」と経理部長の水田鋭次氏。とはいえ、当初からOCRの導入を考えていたわけではないようです。

「2018年頃からアプリケーションパッケージを念頭に、入力作業を軽減する方法を模索していました。しかし、入力作業を軽減できるシステムが見当たりませんでした。そんな時にふと、OCRで読み取りを行うことで、それを軽減できないかと思ったのです。当時は、OCRにどれくらいの精度を期待できるかわからなかったので、ネットなどで調べてOCRについて随分と勉強しました」と、同氏。OCRについて調べるほどに、その可能性を感じたと言います。

読み取り精度を重点ポイントに時間をかけて検証
最終的に2社に候補を絞る

Q:選択の理由を教えてください

国内製品

2019年よりOCRの選定に入り、まず5社に絞ってその性能を比較していきます。最も重視した点はどんなことだったのでしょう。
「最も重視したポイントは、読み取りの精度です。弊社が取り扱う請求書や納品書は、フォームも形式もバラバラで、複写式で紙が薄いものや印字が歪んでいるものまであります。そうした帳票に対応できるかどうかという点を重視しました」と水田氏。さらに、設定の細やかさや簡単さを加味して、候補は2社に絞られていきます。

読み取り精度の高さと設計のきめ細やかさ
現場の声を尊重する形で、AnyForm OCRを選択

「ハンモックさんのAnyForm OCRは、設定も細やかで読み取り精度も高い。しかし価格が少し高め。もう1社は、設定や操作が簡単で読み取り精度もそこそこ良い。そして価格が安かったのです。この2社のうちどちらを選ぶか、2、3ヶ月悩みました」と、水田氏がいうように選択は混迷を極めました。そんな水田氏の背中を押したのが現場の声でした。

「AnyForm OCRは、設定が非常にきめ細やかで柔軟性があると思いました。設計も簡単で、現場が楽になることが容易に予測できました」と語るのは、経理部主任でOCRの定義設計を担当する軒原陸氏。さらに、現場で入力を担当する経理部の河野加央里氏も「弊社のように様々な形状の請求書や納品書が送られてくる会社にとって、AnyForm OCRの読み取り精度の高さは譲れないところでした」と強調します。長年にわたり、現場の声を性能向上に活かしてきたAnyForm OCRの真骨頂と言えるでしょう。

担当者の生の声が大いに心を動かされた要因と語るのは、水田氏です。
「営業担当の方が熱心にデモを行ってくれました。2回のデモの後、正直言うと私の気持ちは他社の方に傾きかけていたのですが、最終決定の前にもう1回デモを実施し、そこで現場の二人にみてもらったわけです。結局、実際に使用する現場の意見を尊重する形になりました」(水田氏)。

全く形式の異なる帳票を束ねても高い読み取り精度
入力業務は肌感覚で50%ほど減少

Q:導入効果を教えてください

練合

AnyForm OCRの導入以来、「入力業務は肌感覚で50%ほど減少した(河野氏)という同社。現在、請求書や納品書をOCRで読み取っている取引先は3分の1ほどです。
「データでいただいている会社もありますし、1ヶ月に2、3件と取引の小さい会社なら、わざわざフォームを定義するより、これまで通り手入力した方が効率的です。ただ、読み取り精度は期待以上でした。例えば全く形式の異なる納品書を束ねて読み込んでも、帳票に記載されている社名、電話番号、住所などをキーにして取引先を判別してくれます。会計システムとの連携もスムーズで、業務効率が大幅に改善されました」と水田氏。経理部長が自らOCRについて調べ、導入の検討から定義設計まで勉強し、OCR導入を牽引してきたのです。

優秀な人材をルーティンワークから解放
より能力を発揮できる業務に配置転換

「ハンモックさんのサポート担当が常に気にかけてくれて、わからないことはないですかと、導入後に何度も電話をくれました。定義設計についても丁寧に教えていただき、非常に助かりました」(水田氏)と、万全のサポート体制を称えます。さらに、経理業務以外でも使えるのではないかと、その可能性に注目する同氏。

「例えば、原稿のない古い社内資料のデータ化に使えるのではと試してみたら、99%読み取りができました」と期待を寄せます。実は、製造部門でもAnyForm OCRに興味を持っており、製造記録をデータ化して保存するためのツールとして活用できないかと問い合わせがあると言います。

新しい会計システムともスムーズに連携し、業務効率の向上をもたらしたAnyForm OCR。導入前に業務時間の多くを入力作業に費やしていた河野氏は今、新しい会計システムのデータ連携や運用テスト、仕様変更などの業務に携わっています。「やりがいのある業務なので日々充実しています」(河野氏)と言うように、優秀な人材をルーティンワークから解放し、より能力を発揮できる業務に担当替えできたことも大きな導入効果と言えます。

OCRで読み込んだデータを電子保管につなげる
ペーパーレス化を推進し働き方改革の礎に

ご就業中の様子

「AnyForm OCRで読み込んだ画像データを電子保管につなげることはできないかと考えています。帳票のデータ化と言う狭い領域で止まるのではなく、社内のペーパーレス化を起点に大きな視点を持ってデジタル化を推進していきたい」と語る水田氏。

電子帳簿保存法とe-文書法の施行と度重なる改正を経て、電子データによる保存は急速に進展しています。言うまでもなく文書のデータ化は、テレワークをはじめとする働き方改革の端緒です。「すでに東京・大阪事務所ではテレワークが導入され、四国本社ではオンライン会議やオンラインセミナーが定着している」(水田氏)という同社。一般的に働き方改革が難しいとされる経理部門における革新が、始まろうとしています。その第一歩こそ、AnyForm OCRの導入といえます。

取材日:2020年12月15日

帝國製薬株式会社

帝國製薬株式会社

営業開始日:1918年(大正7年)5月23日
資本金:1億円
URL:https://www.teikoku.co.jp/
事業内容:パップ剤、テープ剤、漢方製剤、その他医薬品、医薬部外品、化粧品の開発・販売

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