事務機器卸売業の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

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「納品伝票」のOCRにより業務コストを大幅削減! - 事務機器卸売業

導入製品

  • AnyFrom OCR

・伝票の仕分け、二重入力など不要な業務が改善され、業務時間の短縮につながりました
・仕入先上位30社の帳票設計をわずか1か月で実現!導入効果はすぐに実感できました

企業情報
業種:事務機器卸売業 従業員数:250名 対象帳票:納品伝票

導入の経緯

①社内業務を見直し、コスト削減の指示が!
社内にて業務改善チームを発足し、コスト削減と業務スピード改善を徹底的に見直すよう、経営者層より指示があった。

②伝票入力業務にて改善の余地あり!
日々大量に発生している伝票の入力業務にて人的コストと業務の二度手間が起きていることを把握。改善の必要ありと判断。

③AnyForm OCRのセミナーに参加
OCR自体は以前からある技術であり、自社帳票にしか活用できないと考えていた。AnyForm OCRは取引先帳票に対応できることが分かり、具体的に検討を始めた。

導入前の課題

①伝票入力業務が二度手間になっていた
仕入先から受け取った1枚の納品伝票を物流センターで入力した後に本社へ郵送し、再度必要項目の入力を行っていた。それぞれ違う項目が必要とはいえ業務が二重化しており、郵送コストも発生していた。

②入荷データが正確に把握できない
仕入先へ商品を発注した際に、入荷データを送ってくれる場合とそうでない場合が仕入先により発生し、物流センターの在庫管理に手間がかかっていた。

③伝票の仕分け作業に時間がかかる
仕入先が多く、伝票が納品されるたび仕分け作業が発生し時間と手間がかかっていた。

AnyForm OCRでの解決策

①入荷データと仕入情報の同時作成をOCRで実現
仕入先から納品される納品伝票をOCRし、入荷データや仕入情報の作成に必要な項目を一度のスキャンで同時に作成。データ作成もスピードアップし、情報活用が素早くできるようになった。

②納品伝票の入力業務効率化によりコスト削減に成功
2つの部署にまたがった伝票入力が解消されたことにより、入力コストや伝票の郵送コスト等の大幅削減に成功しました。おかげで繁忙期でも人員や残業を増やすことなく業務をこなせています。

③帳票の自動仕分けを自動化
納品伝票は規格が決まっているため類似のものが多く、仕入先ごとの仕分け作業には手間と時間がかかりましたがまとめてOCRをしても帳票に含まれるキーワードで自動仕分けをしてくれるので大変助かっています。

倉入り情報と仕入情報を同時に効率的にデータ化!

AnyForm OCR 特長

①様々な帳票をデータ化できる!
取引先システムから出力される帳票はレイアウトの変更ができないため、従来OCR製品ではOCR帳票に設計することが困難でした。
「AnyForm OCR」はそのような帳票にもご利用できるため、OCRの活用の幅が広がります。

②OCR帳票設計が簡単ですぐに始められる!
操作性の高いデザイナーツールが標準搭載されています。OCRしたい領域をマウスで囲むだけで簡単に設計できます。
また、設計しながらOCR結果を確認することできる為、効率良くOCR帳票が設計できます。

③認識支援辞書でデータ精度をアップ!
OCR項目に対し、認識支援辞書を設定することができます。
あらかじめ予測されるデータを登録しておくことでOCR精度を補完することができます。

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