FAX誤送信防止、FAX業務効率化なら『RightFax』 - 導入事例

導入前経緯

用紙代、トナー代などから、メンテナンスなどの維持費、更に人件費※までFAX業務には様々なコストがかかっており、
全国各地に支店を持つ大手金融のB社にとって長年の課題であった。
※ ある調査によると、FAXを1件送信するのに、書類を出力して自席からプリンタ、FAXへの移動の手間などを含めると約8分もの人的コストがかかるという。

導入後

PCから直接FAXを送受信でき、紙の出力が減少したほか、送受信の度に担当者がデスクを離れる必要もなくなったため、業務効率が向上。 また、RightFaxはクライアントソフトがライセンスフリーのため、PCを追加導入する度にライセンス料金が発生するといった心配も不要。

導入前経緯

B社は、これまで個人情報保護の観点からセキュリティ面を強化してきた。受信したFAX文書の放置から、情報漏洩につながることを危惧し、FAXの電子化を検討したものの、費用対効果の面で導入するまでに至らなかった。
しかし、ある時期、FAXの誤送信による情報漏洩が頻繁に発生。金融庁への報告も余儀なくされた。

• 
• ■2人1組で、送信先を確認する体制をとっていたが、多忙な時期に機能していなかった。
• ■内線から「0」を入力後、相手先番号を入力する、いわゆる「0」発信の方法で送信しなければならないところ、 「0」の入力忘れが多発。

導入後

送信先番号のアドレス帳登録と承認ワークフローの確立により、送信ミスを防止。
さらに帳票類作成に使用しているシステムからも、直接FAX送信画面を呼び出せることにより、誤送信が減少。
個人情報を取り扱う企業としての信用を守ることができた。
また、導入にあたっては、既存機器を利用できるなど運用まで非常にスムーズに進められたことも大きなメリットだった。

導入前経緯

基幹システムより出力された取引業者（300社程度）への発注書をFAX送信を人手により実施していた。
下記事項が課題となっていた。

• 基幹システムからの発注書出力コスト
• FAX送信に関わる人的コスト
• FAX誤送信問題

導入後

発注書を基幹システムから自動FAX送信することにより、下記を実現。

• 紙出力コスト削減
• FAX送信に関わる人的コスト削減
• FAXダイヤル操作ミスによるFAX誤送信削減

業務効率の向上とともにセキュリティ強化。
また、自動FAXにより夜間のFAX送信も実現（無人）。

導入前経緯

現在受注業務をFAX機で受信し振分け作業を行い、オペレーターが基幹システムへの入力作業を行なっていた。
また、納期回答においても受信した注文書に納期を記入し人手で返信業務を行なっていた。
このため、下記事項が業務の課題となっていた。

• 注文書の紛失
• 振り分け作業の増加
• 納期回答の遅れ
• 返信FAXの誤送信
• 注文書管理コストの増大

導入後

FAXサーバー及びFAX-CTIシステムを導入することにより、下記を実現し、受注業務のコンプライアンスを確立。

• 振り分け作業の省力化
• 自動返信によるお客様からのクレーム激減
• 電子化により注文その保管コスト削減
  ・・・など

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