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データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

OCRソフト『TeleForm』

FAX OCR受注ソリューション

FAXで送られてくる注文書のデータ化にOCRソフトを活用して効率化

精度と短時間処理が要求されるFAX受注業務のデータエントリーに最適

FAXで送られてくる注文書のデータ化にOCRソフトを活用して効率化するソリューションです。
OCR処理された注文書のデータはCSVファイル出力はもちろん、指定したデータベース(Microsoft SQLServer やOracle等)にODBCを介して直接出力することができます。

構成

ハンモックのFAX OCR受注ソリューションは、ソフトに標準搭載された特許技術のOCRエンジンやオペレーションしやすい独自の画面インターフェイスを搭載しているため、 精度と短時間処理が要求されるFAX受注業務のデータエントリーに最適です。


データエントリー業務の精度と短時間処理を同時に実現

処理結果精度への対応

ソフトに標準搭載された特許技術(特許第5464474号)「WOCR(ダブルオーシーアール)」

ひとつの手書きイメージに対して特性の異なる2つのOCRエンジンがOCR処理します。 それぞれの処理結果を照合し、結果が高精度に一致した場合のみ「正しい結果」として採用されるため、より高精度な結果を得ることができます。 不一致だった場合、あるいは一致した場合でも精度が低いと判断した場合は、オペレーターによる確認修正処理を行います。

▼高精度の仕組み
WOCRの仕組み

 ●特性が異なる2つのOCRエンジンを使用
 例)「手書き文字4は認識するが、手書き文字1を7と誤認識する傾向のある第1エンジン」と
   「手書き文字1は認識するが、手書き文字4を8と誤認識する傾向のある第2エンジン」を
        使用

 ●照合して一致した部分は高精度:特製の異なるエンジンが同じ結果⇒非常に精度が高く、
      確認・修正が不要

 ●2つの結果が不一致だった箇所だけ人手により確認/修正⇒オペレーター作業量を削減

短時間処理への対応

独自の確認・修正画面「キャラクターモード」

OCRソフト『TeleForm』は、OCR結果を確認・修正する画面を3つご用意しています。ご運用に合わせて最適な画面が選択できます。 3つの中でも、「キャラクターモード」は、確認・修正すべきひとかたまりの注文書(バッチ)の中で要再検査対象となった文字だけを切り出し、 その画像を一文字ずつ並べて確認をすることができ、下の画面のように画像と誤認識結果を一文字ずつトランプのカードのように並べ、 「正しい」と確認できたら、Enterキーで次に進むという操作で、きわめて高速に確認作業ができます。
もし正しいと確認できない場合は保留とし、あとで保留分だけの文字を該当するフィールドの画像で確認するか、伝票の画像全体を見て確認するかとういう順で、 確認・修正作業を行うことができます。この方法であれば、確認・修正作業は従来より50%程度の生産性向上が見込まれます。

キャラクターモード

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電子帳票ツール「オートマージパブリッシャー」でさらに受注業務を効率化

電子帳票ツール「オートマージパブリッシャー」は、データベースよりリクエスト内容に応じたデータを抽出し、 PDFやTIF形式の電子帳票にかんたんに出力することができます。 その他、指定プリンターへの印刷はもちろん、メールから自動配信(返信)することもできますので、郵送作業などの事務処理とコストを削減することができます。

注文確認・納期回答も自動配信

作成した納品書・確認書フォームに、受注確定データを自動的に差込印刷し自動返信。在庫情報が登録されたDBと受注データDBを連携させれば、 個人情報や注文内容、納期などをデータベースから検索・抽出して、即座にメールやFAXに送信することが可能です。 スピーディーかつ効率良く情報を顧客に配信することにより、サービスレベルの向上を図ります。

自動返信

※自動返信するためのデータベースはあらかじめ作成しておく必要があります。
※メールで返信の場合は対応しているメールソフト及びバージョンを別途ご確認ください。


ターンアラウンド化でさらにデータエントリー業務を効率化

オートマージパブリッシャー機能により、FAX受注業務のターンアラウンド化をかんたんに実現します。

OCRソフト『TeleForm』で作成した注文書に、顧客データや商品項目を差込み印刷し、顧客にFAX送信します。 顧客は数量のみを記入してFAX返信します。 受信したFAXは手書き文字が少ないため、オペレーターの確認・修正処理を低減することができます。 その結果、FAX受注業務の効率化が図れます。

また、顧客ごとに差し込みデータを変更できるため、売れ筋商品や季節商品など、顧客のニーズにあった注文書を作成することもできます。 1枚に掲載できる商品数には限りがあります。優先順位の高いものを掲載することで売上アップにもつながります。

ターンアラウンド

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ケーススタディ

ケーススタディ1:不二家システムセンター 様

主要事業であるBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)のFAX受注データエントリーサービスにおいて、 注文書データ化のさらなる業務効率化を図るためOCRソフト『TeleForm』を導入。
選定ポイント ●検証結果から業務の生産性向上が見込めると感じたため。
●将来の事業拡大を想定し、冗長化や拡張性が魅力だったため。
導入効果 ●誤読率が低減し、オペレーターの確認・修正処理件数が大幅に減少。
●導入後、数ヶ月で15%~20%程度の生産性が向上。

システム図

1 お客様が注文書をFAX送信 4 TeleForm リーダーで注文書情報を読解
2 お客様の注文書をFAX受信 5 専門のオペレーターが確認が必要なデータだけをチェック
 ※必要に応じて修正処理
3 FAXサーバー『RightFax』で注文書をイメージ化 6 OCR結果のデータを お取引先企業様のシステムへ転送

ケーススタディ2:食品卸売会社 様

学校給食や企業社内食堂等からの食材注文書を1日600枚受信。煩雑なFAX受信・返信業務の改善や 受信FAXの放置や、納期回答書の誤送信対策としてOCRソフト『TeleForm』を導入。
選定ポイント ●注文書のデータ入力効率化とFAX誤送信対策が同時に対応できたため。
●食品業界での実績が豊富だったため。
導入効果 ●入力オペレーターの削減。
 1日600枚の入力処理を効率的に実施(担当4名→2名)。
●FAX返信業務の完全自動化(誤送信ゼロ) 。

システム図

1 お客様が注文書をFAX送信 4 オペレーターが記入文字の確認修正処理
2 FAXサーバー『RightFax』でFAX受信、注文書をイメージ化 5 FAX到着確認書を自動返信
3 TeleForm リーダーで情報を読解 6 お客様がFAX到着確認書をFAX受信

FAX受注ソリューション| TeleForm

OCRソフト『TeleForm』の「FAX受注ソリューション」は顧客よりFAXで送られてくる注文書を正確かつスピーディーにデータ化するソリューションです。 FAX前提に開発された仕組みと特許技術のOCRエンジンにより、受注業務におけるデータエントリーの生産性を向上します。

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最新導入事例

ご担当者様

ハマナカ株式会社 様

作業人員30%削減を実現。
OCR注文書の利用率を高めることで、残業時間が大幅削減。

ご担当者様

東海光学株式会社 様

定型、非定型どちらの注文書にも対応。
入力業務の見える化で知識の共有と適切な人員配置を実現。


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