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データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

OCRソフト『TeleForm』

導入事例

株式会社東計電算 様

株式会社東計電算 様 わずか2ヶ月でデータ入力サービスを開始。
トラブルなく
安定稼働していることに
満足しています。

株式会社東計電算のデータセンターはホスティング・ハウジングサービスのみならず、データエントリーサービスやアウトプットサービスまで幅広く提供している。免震構造設備や自家発電機などを備え、ISMSやプライバシーマークも取得し、ハード・ソフトの両面からデータを安全に保管できるように努めている。さらに、FAX受注処理サービスの業務効率を向上するためにハンモックのTeleFormを導入。その効果や運用の工夫について、同社システム運用部 営業課 主任 小島克哉氏と同部 技術課 主任 舟山晃介氏にお話を伺った。

導入の背景:FAXサーバーソフトとの連携ができ、短期間での導入が可能だった

Q:TeleFormの導入の経緯について教えて下さい。
2008年にホスティングサービスを利用いただいていたあるメーカーより、小売店からの受注業務のデータ入力を請け負って欲しいと依頼されました。そのメーカーはFAXによる受注がメインでしたので、手書き文字でも正確に読み取れるFAX OCRソフトを導入する必要がありました。すぐにでも対応して欲しいとのことだったため、短期間で導入・運用開始ができる製品が求められました。
FAX OCRソフトを調べたところ、TeleFormはFAXサーバーRightFaxとの連携ドライバーが提供されており、連携部分での作り込みは不要で短期導入できることが分かりました。しかもFAXイメージを受け渡す処理速度も速く、FAX受信後にほぼリアルタイムにデータ化することができたので、効率よく業務をこなせると判断し、TeleForm導入を決定しました。

導入から運用まで:わずか2ヶ月でデータ入力サービスを開始

データエントリー図 Q:スムーズに運用できましたか。
2008年2月から業務フローの確認やTeleFormの操作確認などの運用準備を始めました。準備はスムーズに進み、3月末からは運用を開始できましたので、何も分からない状態からわずか2ヶ月足らずで新しいサービスを立ち上げることができました。現在では、当データセンターは、1ヶ月6,000枚~7,000枚の受注伝票を小売店から直接FAXで受け取ってデータ化し、お客様にご提供しています。
Q:帳票は全て内製されたのですか。
現在ある合計約600帳票全てを、TeleForm Designerを使って内製しました。最初はサンプルフォームをもらってマニュアルを見ながら作りましたが、それ以降はできあがったものを再利用して作成しました。受注伝票は各小売店の形式にあわせて作成しましたが、今では数分で作成することができるようになりました。
Q:運用に当たり、どのような工夫をされていますか。
サービス品質・業務効率向上のための工夫をしています。例えば、希望される小売店には、注文確認FAXを自動返信しています。注文書を受信したら送信元コードをデータベースにて検索し、RightFAXから登録されているFAX番号に送信する仕組みです。TeleFormと親和性の高いRightFAXを活用することでお客様へのサービス向上を実現しています。
また、各注文商品によって締め時間が異なるため、締め時間のエラーを自動チェックして効率化を図っています。納品日や締め時間が過去日付の場合や当日よりも1ヶ月以上先の日付の場合には、OCR確認用画面にポップアップ表示されるように設定にしています。
Q:精度向上の工夫はされていますか。
帳票を作成するにあたり、さまざまな設定を試してみましたが、最終的に読み取り枠の大きさなどはデフォルト値が最も精度が高いことが分かりましたので、デフォルト値を維持するようにしています。それ以外の工夫といえば、書き込み欄の枠の間隔を広めに取って文字のはみ出しによる誤読を防いでいます。

導入効果:お客様からもデータの精度が上がったと評価

Q:TeleFormの導入効果について教えて下さい。
画面 TeleForm導入の効果として次の3点を挙げることができます。
1.作業が効率化でき、お客様からも高評価
TeleFormには斜めに送られてきたり、線が入ってしまったり、かすれてしまったFAXでも自動補正してOCR処理する機能があるので、FAXを揃えるなどの不要な手間が省け、データチェックだけに人員を割くことができます。おかげでお客様からはアウトソーシングするようになってから、データの精度が上がったとの評価をいただいています。
2.安定稼働していて、導入以降トラブルがない
TeleFormは動作が安定していることも評価できます。導入後4年以上経過しますが、一度もトラブルなく安定稼働しているので、システム運用者として非常に満足しています。
3.帳票作成が簡単で、コストがかからない
帳票作成ツールTeleForm Designerはワープロ感覚で使えるので、小売店の希望に沿った受注伝票を簡単に自社で作成できます。帳票を新たに作る際にシステム開発会社やハンモックに依頼する必要もないので迅速に作成でき、コストも抑えることができます。

今後の展望:精度向上のためにWOCR導入も視野に

Q:今後の取り組みについて教えて下さい。
東計電算は今後もサービス向上を図りつつ、小規模なデータ入力案件でも利用していただけるようにコストを抑えていくつもりです。OCR精度が上がれば、人員を他の業務にまわし、より良いサービスを低コストで提供することができるようになります。
そのためにもOCRの精度を高められるWOCRの導入を検討しています。また、ビジネスの幅を広げられるよう、OCR帳票以外のデータ入力サービスへの展開としてSmoothFirstの導入も視野に入れています。

取材日:2013年1月28日

世界標準FAX OCR/スキャナー OCR『TeleForm』

株式会社東計電算

株式会社東計電算 設立:1970年4月1日
資本金:13億7015万円
社員数::541名 女:185名  計726名(正規社員のみ)
事業内容:
(1)業種・業務毎に専門特化したソリューションの提供
(2)免震装置と自社開発のセキュリティシステム等を備えたデータセンターを活用した
   アウトソーシングサービス
(3)海外を含めたネットワークサービス等のコンピュータ・情報処理に関する全般業務
URL:http://www.toukei.co.jp/cont/service/index.html

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