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データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

OCRソフト『TeleForm』

導入事例

東海光学株式会社 様

東海光学株式会社 様 定型、非定型どちらの注文書にも対応。
入力業務の見える化で
知識の共有と
適切な人員配置を実現。

愛知県岡崎市に本社を構える東海光学株式会社は、1939年の創業以来、眼鏡レンズ一筋の専業メーカー。豊富な経験と確かな技術力で躍進を続け、現在、日本国内におけるシェアは16%にも及ぶ。おかけいただくすべての人が満足するレンズをご提供するため、お客様の声に耳を傾けることに常に注力している。従来FAXによる紙で処理していた受注業務の効率化とデジタル化を図るため、OCRソフト「TeleForm」とFAX受注支援ソフト「SmoothFirst」を導入した。その経緯や効果について、CS推進部兼ロジスティクス部部長・阿部様、IT推進部係長・倉地様、CS推進部係長・松坂様、本社顧客センター主任・神谷様、同・船山様にお話を伺った。

製品導入の背景:複雑で手間のかかる業務を少しでも定型化し、ミスを防ぎたかった

Q:導入の背景を教えてください。
導入前は、FAXのご注文はすべてアナログな作業を行っていました。注文書は、自社で作成した定型注文書と、お得意様が独自で作成された、いわゆる非定型の注文書が混在している状態でした。1枚1枚ナンバリングをして、日付は手書きで記入し、基幹システムへ手入力するという流れを1日約250件処理していました。当時は注文書フォームの違いにより、ヒューマンエラーが発生していたため、なるべく業務が複雑にならないよう注文書を定型化する術を模索していました。また、お問い合わせを受けた際、注文書をFAX用紙の束から探していましたので、大変手間がかかっていました。1日に何度もお問い合わせを受けることもあり、結果的には、1日合計で30分以上電話回線を塞いでしまうこともあったように思います。
さらに、紙での保管はスペースが必要となるため長期間保管しておくこともできません。どうにかして注文履歴を残せないかと考えていました。そこで、定型帳票の利用とFAXのデジタル化による効率アップを目的に検討を進めることにしました。それからかれこれ10年近く利用させていただき、10%未満だった定型帳票からの注文が35%程度まで向上しました。

選択のポイント:入社間もない社員でもかんたんに操作できた

Q:当社製品を選択した経緯はどのようなものですか?
サンプル表示 全部で3社にご提案をいただき、検討には2ヶ月程かけました。ハンモックを選んだ決め手となったのは、自社の定型注文書を複数、しかも自分たちで作成できる点が最も大きかったです。また、定型帳票と非定型帳票の両方の注文書に対応できる仕組みであることもポイントでした。これは、定型注文書はOCRソフトの TeleForm と基幹システムで受注データを作成し、非定型帳票は基幹システムで SmoothFirst を見ながらオペレーターが入力する仕組みで、すべてのFAX注文情報が SmoothFirst で一元管理できます。ご提案いただいた際、入社間もない社員に SmoothFirst を試用してもらいました。これは、経験の浅い新人オペレーターでも操作できるのか、という点を見極めるためです。実際、画面の案内に従ってクリックしていけば良かったので、非常にかんたんだったという感想が聞けました。この時、何より画期的だと感じたのは、お得意様の特定がすぐに可能になった点です。従来のFAX用紙だと、記載されているFAX番号やお得意先様の名前しか情報がありませんでした。たとえば「メガネの東海様」というお得意先様が、全国に複数存在するとします。導入前は、それがどこのメガネの東海様であるのかを調べる必要がありました。SmoothFirst であれば、受信した際のFAX番号でお得意様情報が特定できるため、都道府県など必要な情報がすべて表示されました。当時の印象は、今でも鮮明に覚えています。

導入効果:拠点間フォロー、ナレッジの共有など、業務効率化が波及

Q:実際に導入された効果はいかがですか?
まず、過去の注文履歴が見られるようになったことで検索が容易になり、お問い合わせにも迅速に対応できるようになりました。また、弊社は全国に複数の拠点があるのですが、その拠点間で業務の集約が可能になりました。東京で欠員が出ても岡崎の本社でフォローすることが可能となりました。また、ご注文書の未処理件数がひと目で分かるようになったのも効率アップにつながりました。FAXは紙ですので、手で数えない限り残件数が正確に分かりません。SmoothFirst の導入で未処理分が明確に数字として表示されるようになり、その日の人員配置が適正にできるようになりました。また、これは細かいかもしれませんが、サブウィンドウ画面に自由記述できる項目があります。そこにお得意先様ごとの注意点、たとえば「日曜日は定休日のため、FAX返信しない」といった注意点を入力するのですが、これは非常に嬉しい機能でした。このような知識は、従来はオペレーター個人の属人的なものでしたが、共有できるようになりました。
これは事後談となりますが、最終退出者がFAX用紙を逆向きにセットしてしたまま帰宅してしまったことがありました。翌朝出社したら、真っ白な注文書が大量に排出されていたといったこともありましたが、導入後はFAXがデジタル化されていますので、そういったヒューマンエラーは皆無になりました。

運用の工夫:FAXのイメージファイル化で、想定外の業務改善

Q:日常業務において、工夫された点などはございますか?
非定型注文書は SmoothFirst を見て入力していますが、難易度の低い注文書に関しては教育も兼ねて新人オペレーターに入力させています。また、TeleForm や SmoothFirst は高スペックサーバーでなくても動作するため、仮想サーバー上に構築しました。TeleForm のOCR結果はCSVファイルに出力できますので、基幹システムとの連携も容易でした。もう一つ、FAXがイメージファイルとして保存されるのはとても役立ちました。注文の際にレンズの大きさや形などもFAXで送られてくるのですが、以前は紙を元にタブレットを利用してパソコンにトレーシングして利用していました。導入後は、FAXイメージをそのまま利用できるようになったのでとても満足しています。

今後の展開:新人教育、効果測定などに積極的に活用したい

Q:今後はどのような展開をお考えでしょうか?
サンプル表示 先ほども申し上げた通り、SmoothFirst のサブウィンドウ画面で、お得意様ごとの対応の違いを共有化できるようになりました。これを充実させることにより、問い合わせ対応のスピードアップなど、さらなるカスタマーサービスの向上が実現できると考えています。また、誰が何件入力できているかなど、管理ユーザーは業務状況を把握することができます。これを活用することで、新人教育の効果測定としても機能するのではないかと期待しています。

取材日:2016年2月3日

世界標準FAX OCR/スキャナー OCR『TeleForm』

東海光学株式会社

東海光学株式会社設立:1939年3月
資本金:1億円
社員数:399名
事業内容:創業以来、豊富な経験と確かな技術力で、眼鏡レンズ専門メーカーとして邁進してまいりました。現在、日本国内におけるシェアは16%です。
本社は岡崎市花園工業団地にハイテクノロジーを駆使した工場とともにあり、国内をはじめ
中国、東南アジア、ヨーロッパ、北米の方々に弊社のレンズをご使用いただいております。
さらに、平成12年10月品質保証の国際規格「ISO9001」及び環境関連規格「ISO14001」
を認証取得しました。
URL:http://www.tokaiopt.jp/

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