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OCRソフト『TeleForm』

導入事例

ハマナカ株式会社 様

ハマナカ株式会社 作業人員30%削減を実現。
OCR注文書の利用率を
高めることで、
残業時間が大幅削減。

京都に本社を構えるハマナカ株式会社は、手芸手あみ糸の製造発売で長い歴史を誇る。自社工場による一貫生産体制システムの採用により、徹底的な品質へのこだわりと小回りの効く生産の両軸を実現。今では多くのグループ会社を抱え、海外にも拠点を持つ。業務に関しても、IT技術を積極的に取り入れるなど、古くからのやり方にとらわれない。今回は、従来手書きのFAX注文書を手入力していたという受注業務に、TeleForm のOCR技術の導入がどのような変化をもたらしたのかを、濱中知子社長はじめ、猪川営業管理課課長、同課小西様に伺った。

製品導入の背景:熟練スタッフでも発生してしまうヒューマンエラー

Q:導入を検討された経緯を教えてください。
私(濱中社長)がFAX注文書の入力業務に携わっていた10年ほど前は、約10名でパソコンに手入力していました。その当時は、1人1日あたり200件は入力していましたので、全員で1日に2,000件程の注文書を入力していました。入力業務にはちょっとしたコツが必要なため、ある程度熟練するのに半年から1年程度かかります。属人性が強い業務であるために担当者が長期で休みが取りにくい、あるいは体調を崩しても休みが取りにくい状況でした。また、1年なり2年なり経験を積み重ねたとしても、やはりすべて人が手入力していたため、どうしてもヒューマンエラーは発生していました。それは仕方のないことなのですが、1つのミスは、その後の業務に携わる周りの社員にも迷惑がかかってしまいます。そのようなミスをなるべく低減できるような仕組みをずっと探しておりました。FAXで届いた注文書を人手で入力するのではなく、システムを活用して入力することができれば、人的なミスが減り、その分社員がもっと創造的な仕事に時間を費やせるはずだと思っていました。そこで、基幹業務システムの入替えを機に、手書きのFAX注文書をOCRでデータ化できる TeleForm を受注業務に導入しました。

選択のポイント:求めていた仕様を満たすものは他に見つからなかった

Q:当社製品を選択した経緯はどのようなものですか?
注文書データ化フロー図 昨年、社内の基幹業務システムを刷新する時期がありました。それまで利用していたシステムは、弊社用にカスタマイズされたものでしたが、多少の仕様変更にも時間とコストがかかるため、汎用性のあるシステムに入れ替えることを検討しました。 そこで、さまざまな製品を検討した結果、大塚商会さんの「SMILE BS 2nd Edition」を採用することになりました。OCRを探し始めたのは、この基幹業務システムの候補を絞り込んでいたころですね。我々が実現したかったことは、手書きのFAX注文書を自動で読み込み、なるべく人の手を介さないでデータ化することでした。それを実現できるのはハンモックしか見当たりませんでした。当時、2人のスタッフで全く情報を共有せず探したのですが、2人同時に「これだ」といってハンモックの TeleForm を見つけました。
OCRに関しては、比較検討していたというより、求めていた仕様を満たすものが他になかったという方が正しいでしょうか。また、項目名や桁数、文字種別といった受け渡し項目の仕様を事前に確定しておいたので、「SMILE BS 2nd Edition」ともスムーズに連携できました。

導入効果:作業人員を30%削減、残業時間も大幅に削減

Q:実際に導入された効果はいかがですか?
注文書データ化フロー図実際にOCR注文書を作成し、昨年の8月中旬くらいから数社のお取引先様でパイロット稼働をスタートしました。運用していくうちに業務改善の手ごたえが実感できましたので、お取引先様を増やし、さらに効率化を図ろうと考えました。 11月くらいから本格的に稼働させ、現在では売上全体の30%を占める、約15社様でご利用いただいております。TeleForm 導入前の2014年7月ころは、13名体制で入力処理をしていましたが、今年の1月からは9名で対応しています。およそ30%の削減を実現することができました。
弊社の注文受付終了時間は午後5時なのですが、多くのお客様が5時直前にご注文されます。そのため、TeleForm 導入前は5時からが業務の本番といった雰囲気がありました。 業務を終えるのが、7時半から8時でしたので残業時間としては約3時間程度かかっていたことになります。これが、休み明けだと9時まで残業ということもありました。しかし、昨年の12月からは休み明けでも7時ごろには業務が終了するようになりました。 これから営業とも連携して、OCR注文書をご利用いただけるお客様をどんどん増やしていきたいと考えております。

運用の工夫:お客様も相応のメリットを受けられるように

Q:TeleForm をご利用する上で、工夫された点などはございますか?
OCR注文書に快くご対応いただいているお取引先様も多いのですが、やはり今までのやり方を変えるには大変な面もあります。今後の課題としては、OCR注文書をご利用いただくお取引先様にメリットを感じてもらえるような仕組みが必要なのではと思っています。
これはあくまでも例えですが、OCR注文書をご利用いただくお取引先様であれば、当日出荷に対応できるようにするといったことです。それであれば、ご協力いただけるお取引先様もメリットを感じることができますよね。また、入力業務によって余力ができた分、「営業アシスタント制」というような役割を作ろうかとも考えています。これは、営業担当者が不在の際に、代わりに御用聞きができるよう、お取引先様ごとに決まった担当を置こうという試みです。

今後の展開:余った時間を創造的な業務に充てたい

Q:今後はどのような展開をお考えでしょうか?
TeleForm の導入によって、注文書の手入力という機械的な業務から解放され、新たな時間を生み出すことができました。その時間を創造的な業務に充てられたら良いと思っています。弊社では昔から、"全員が企画に参加しよう"という目標をずっと持っていました。では、実際に参画する余裕があるかというと、日々の業務をこなすのに精一杯でした。
一つの例ですが、「この糸で編めば、こんなカーディガンを作ることができますよ。」と、実際に完成品をお店に陳列することで、お客様は創作イメージを高められます。そのようなアイデアをもっと増やしていく。せっかく女性が多い会社なのに、その大半が日々の業務に追われてしまうのはもったいないですよね。
TeleForm を導入したことで、「システムで対応できることはシステムに任せて、人手しかできないことをきちんと人が対応する」という理想の形が実現できはじめています。

取材日:2016年1月22日

世界標準FAX OCR/スキャナー OCR『TeleForm』

ハマナカ株式会社

ハマナカ株式会社 創 業:1940年11月13日
資本金:5,000万円(グループ合計 3億2,000万円)
社員数:146名(男 51名 女 95名)
事業内容:
ハマナカ手芸手あみ糸の製造発売元
RICH MORE(リッチモア)手あみ糸の発売元
各種手芸材料及び服飾付属装粧品の製造発売元
URL:http://www.hamanaka.co.jp/

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