株式会社ハンモックは、IT資産管理、ライセンス管理、セキュリティ対策、業務効率化、コスト削減などの、法人向けソフトウェアメーカーです。

1972年に古河電気工業株式会社と住友電気工業株式会社の原子燃料ビジネスが統合されて生まれた原子燃料工業株式会社。原子炉の種類は、主に沸騰水型(BWR)及び加圧水型(PWR)に分けられるが、この両タイプの燃料を提供できるのは国内でも同社のみとなっており、日本国内の原子力発電所に対して、高い技術力で作られた高品質の燃料を安定的に供給し続けている。

また、炉心管理や燃料関連システムの開発、原子力関連機器の設計から製造まで、原子燃料に付随する様々なビジネスを展開しており、資源を持たない日本における電力供給の基盤として、電力会社が運営している原子力発電所の安全管理に力を注いでいる。

そんな同社の技術部門が抱える課題解決に役立っているのが、ハンモックが提供している文書管理システム「Alchemy」だ。Alchemyがどのような場面で活用されているのか、エンジニアリング開発事業部 管理グループ 技師 藤井 久雄氏にお話を伺った。

原子燃料の製造にとどまらず、原子燃料検査機器やプラント監視機器などの設計・製造を含めた各種エンジニアリングサービスを展開している同社には、CADで作られた数多くの図面データが保管されており、その量は数十万ファイル数にもおよんでいる。これら図面データはサーバー上で管理されているが、担当者でないと格納場所が分からない状況だった、と藤井氏は当時を振り返る。

「2002年の夏ごろ、図面の管理体制に危機感を持ったのを覚えています。当時でもファイル数にしておよそ20万件、それだけの図面データの中から目的のファイルを探すのは至難の業でした。担当者の人事異動などで配置転換が行われたときなどは、前任者にわざわざ電話をかけてファイルの在り処をその都度尋ねなければならず、貴重な時間を無駄にすることもあったのです。」

情報の検索精度を高めるため、ファイル名などにも工夫を凝らしたこともある藤井氏だが、データ容量が増加するにしたがって、検索性の優れた文書管理ツールを導入したいと考えるようになったという。

実際に製品を検討するにあたり、設計製造関連の展示会に足を運んだ藤井氏。特にポイントとして重要だったのは、CADデータの中身まで全文検索できるツールだったという。「展示会や無料セミナーに参加させてもらい、いろいろなツールを検討しました。多くの製品がCADデータ内の全文検索に対応できないものばかりでしたが、それを可能にしていたのがハンモックのAlchemyだったのです。」

Alchemyは、あらゆるファイルフォーマットに全文検索が対応できており、WordやExcelファイルなど、技術関連文書も同時に検索できることが選定の決め手になったという。同時に、価格的に安価なものも視野に入れていたというが、図面データ内にキーワードを入れなければならないものばかりで、結局同社の求める製品は見当たらなかった。「既存の文書だけでも20万件あり、その文書1つずつにキーワードを入れるのは現実的に不可能です。これからさらに図面データが増えていくことを考えると、運用も考慮した上でAlchemyを選択させていただきました。」

さらに注目すべきは、その検索時間だと藤井氏。大量のCADデータへのキーワード検索でもストレスなく検索できることも選定ポイントの一つだという。大手検索エンジンが提供している検索ツールやWindows標準の検索機能などと比べても、速度的に満足のいくものだったと藤井氏。

現在は、Alchemyサーバーが1台とクライアントがおよそ15台という環境で運用しており、導入当時は同社の熊取事業所や東海事業所からもアクセスできる環境を整えていた同社。今では、各事業所に担当者がいないこともあり、本社の技術部門だけで活用されているが、利用者に対する閲覧権限は社内のイントラネット側で制御しているという。

実際の運用については、図面データを格納するファイルサーバーをAlchemyが常時監視しており、新規に追加されたファイルのインデックスをAlchemyサーバー側で夜間のバッチによって作成し、翌朝には検索対象のファイルとして利用できるようになっている。

「2003年の導入当初にファイル名のつけ方や絶対パスの長さなどで問い合わせをした経緯はありましたが、それ以来何のトラブルもありません。営業マンの対応もよく、質問などがあった際にも迅速に回答をいただけています。」とハンモックのサポートを高く評価している。

すでにファイル数は70万件を超え、容量は350GBにも及んでいるが、検索結果が表示されるまでの速度も高評価をいただいている。さらに、検索結果を表示するためのサムネイル情報に似た簡易表示機能も見逃せないと藤井氏。図面データを閲覧するためにCADソフトをわざわざ立ち上げることなく、内容を簡易的に確認できるため、検索結果の視認性にも満足しているという。結果として、必要な情報にたどり着くスピードが上がり、以前と比べて半分以下の工数で情報へアクセスできるようになった。検索キーワードを入力するだけの簡単なUIのおかげで、誰にでも使える検索基盤を作り上げることに成功し、機会損失を大幅に減らすことができたことになる。

今後の展望について藤井氏は、文書を中心としたワークフローツールも検討しているというが、特殊なファイル形式のデータへの対応が進んだ段階で、検索基盤であるAlchemyをワークフローツールとしても拡充していきたいと今後の展望を語っていただいた。